การวางระบบบัญชีเจ้าหนี้ (purchase accounting system)
การจัดการระบบบัญชีเจ้าหนี้หรือระบบซื้อเป็นเรื่องสำคัญ ถ้ามีการจัดการเอกสารที่ดีจะเกิดความคล่องตัวในการดำเนินธุรกิจอีกทั้งยังช่วยให้กิจการสามารถตรวจสอบและควบคุมความเป็นไปในกิจการได้ จะค้นหาภายหลังก็สะดวก ซึ่งการวางระบบบัญชีเกี่ยวกับการจัดซื้อ มีขอบเขตดังนี้
- การซื้อสินค้าสำเร็จรูป พัสดุการผลิต เครื่องมือเครื่องใช้ จะต้องได้รับการอนุมัติและเป็นไปตามระเบียบของการจัดซื้อ
- การับของมีการตรวจสอบ ปริมาณและคุณภาพ ตรงกับการสั่งซื้อ
- การจ่ายเงิน ต้องมั่นใจว่าเป็นสินค้าตามวิธีการและระเบียบของการจัดซื้อ
- ของที่ได้รับมาแล้วมีระบบการควบคุมที่เหมาะสม
ระบบบัญชีสำหรับการจัดซื้อและควบคุมสินค้า
หน้าร้าน >>> จัดทำใบขอซื้อ (PR)
ฝ่ายจัดซื้อ >>> จัดทำใบสั่งซื้อ (PO) >> ผู้จัดการทำการอนุมัติ
Supplier >>>> จัดเตรียมสินค้าและออก Invoice >>> เตรียมจัดส่งสินค้า
ฝ่ายบัญชี>>>> ทำการรับสินค้า /ทำการเพิ่มหนี้หรือลดหนี้ หากมีการขอซื้อเพิ่มหรือส่งคืนสินค้า
ฝ่ายคลังสินค้า>> ตรวจนับสินค้าและบันทึกรับสินค้า
เอกสารที่เกี่ยวข้องโดยทั่วไปที่ทางการกำหนดให้กิจการต้องจัดเก็บเพื่อสนับสนุนการบันทึกบัญชี
- เอกสารภายนอกที่กิจการได้รับจากSupplier เช่น ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้
และเมื่อได้เราชำระเงินให้กับ Supplier หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า “เจ้าหนี้การค้า” ของเราแล้วจะได้รับใบเสร็จรับเงิน (จะต้องมีลายมือชื่อของผู้จัดทำเอกสารกำกับไว้)
- เอกสารที่กิจการจัดทำขึ้นเพื่อใช้เองภายในเอง เช่น ใบสำคัญรับและใบสำคัญจ่าย จะต้องมีการระบุวิธีและการคำนวณต่างๆ ที่ใช้ประกอบการจัดทำเอกสาร
เอกสารที่ต้องจัดเก็บมีเรื่องที่ต้องคำนึงถึงคือ
- ต้องจัดเก็บให้ครบถ้วนตามที่ทางการกำหนด เช่น การบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายต้องมีใบเสร็จรับเงินที่ผู้ขาย (Supplier) ออกให้พร้อมกับใบกำกับภาษีซื้อ
- ต้องเพียงพอสำหรับการควบคุมภายในของกิจการเอง เช่น ทะเบียนเช็ค ใบรับของ ใบสั่งซื้อ(PO) ทะเบียนทรัพย์สิน(สำเนาใบกำกับภาษีที่มีรายการซื้อทรัพย์สิน) เป็นต้น
- ต้องจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบเพื่อประโยชน์ในการค้นหา เช่นเวลาบันทึกบัญชีก็ให้อ้างอิงให้ครบถ้วน ใบสำคัญจ่ายจะต้องเรียงลำดับก่อนหลัง ทำเหมือนกันทุกหมวดบัญชี เช่น ใบสำคัญจ่าย (PV) เดือน มกราคม PV5601001-56010028 เดือนกุมภาพันธ์ PV5602001-PV56020016 เป็นต้น
- กรมสรรพากรกำหนดระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารบัญชีว่า กิจการจะต้องจัดเก็บเอกสารไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 5 ปี สถานที่ต้องเป็นที่ทำการของกิจการ
แผนกงานที่เกี่ยวข้องกับระบบจัดซื้อ
แผนกจัดซื้อ>>>>> มีหน้าที่รับคำสั่งจากแผนกขายว่าสินค้าหรือวัตถุดิบอะไรหมดและจำเป็นต้องสั่งซื้อ (ควรสั่งมาเป็น “ใบขอซื้อ” ) จากนั้นก็สืบราคาและทำการเจรจากับผู้ขายทำอย่างเดียวกัน 3 ร้านค้าจากนั้นเปรียบเทียบราคาก่อนที่จะตกลงซื้อสินค้า โดยจะต้องทำ “ใบสั่งซื้อ” ขออนุมัติจัดซื้อ
ใบสั่งซื้อ (PO) >>>> จัดพิมพ์ขึ้นมา 3 ใบ ต้นฉบับ เก็บไว้ที่แผนกบัญชี สำเนาใบที่ 1 แฟกซ์ให้ผู้ขาย (เขียนว่า Faxout พร้อมลงวันที่) โทรฯ ยืนยันสั่งซื้อ แล้วเก็บไว้ที่แผนกจัดซื้อ ส่วน สำเนาใบที่ 2 ส่งให้แผนกพัสดุ
แผนกพัสดุ >>> เมื่อใบสั่งซื้อส่งถึงมือผู้ขาย ทางผู้ขายก็จะส่งให้สินค้ามาให้ พัสดุมีหน้าที่ตรวจรับสินค้า ก่อนเซ็นรับสินค้าก็ต้องตรวจสอบก่อนว่าสินค้าที่ได้รับตรงกับ “ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี”หรือไม่ และตรงกับใบสั่งซื้อ(PO) หรือไม่ถ้าไม่ตรงก็ไม่ต้องเซ็นรับ ถ้าตรงกันก็เซ็นรับแล้วส่งต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อไปที่แผนกบัญชีพร้อมกับใบรับของที่แผนกพัสดุจัดทำขึ้น และให้กับผู้ขายพร้อมสำเนาใบกำกับซื้อที่เซ็นรับแล้ว
เอกสารที่เกี่ยวข้องกับระบบบัญชี
1.ใบสั่งซื้อ (จากแผนกจัดซื้อ)
2. ใบรับของ (จากแผนกพัสดุ)
3.ใบส่งของ/ใบกำกับภาษีซื้อต้นฉบับ (เอาไว้ทำรายงานภาษีมูลค่าเพิ่มตอนสิ้นเดือน)
4. สำเนาใบส่งของ / ใบกำกับภาษีซื้อ (จะได้รับตอนที่ผู้ขายนำมาพร้อมใบวางบิล)
5. ใบวางบิล
เมื่อได้รับเอกสารครบถ้วนแล้ว ฝ่ายบัญชีดำเนินการ
- ตรวจสอบเอกสารแล้วจัดทำใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) ปะหน้าเอกสารทั้งหมดตามรายการที่ 1-5 ยกเว้นใบกำกับภาษีซื้อตัวจริง (เข้าแฟ้มรายงานภาษี ภ.พ.3)
- การเงินทำเช็คสั่งจ่ายเจ้าหนี้ โดยเช็คที่สั่งจ่ายจะต้องสั่งจ่ายในนามเจ้าหนี้เพื่อให้มีหลักฐานว่าใครคือผู้รับเงินให้ตรงกันกับเอกสารใบสั่งซื้อและใบกำกับภาษีซื้อ
- เมื่อจ่ายเงินแผนกการเงินจะต้องให้เซ็นรับเช็คที่ใบสำคัญจ่าย และต้องได้รับใบเสร็จรับเงิน นำมาแนบกับใบสำคัญจ่าย
น่าจะอธิบายขั้นตอน ในโฟของ ทางเดินเอกสารการรับของให้ละเอียดมากขึ้น คืออ่านแล้วยังงงเลย
ขอบคุณมาก เดี๋ยวเข้าไปเพิ่มรายละเอียดให้ค่ะ
อยากให้อธิบาย ทางเดินเอกสารการรับของให้ละเอียดมากขึ้น ว่าเอกสารแต่ละใบมาอย่างไรแลไปที่แผนกไหน
ขอบคุณมาก เดี๋ยวเข้าไปเพิ่มรายละเอียดให้ค่ะ