เรื่องบัญชี (Accounting) Archive

การบัญชีคือการเก็บรวบรวมข้อมูลทางการเงินที่เกิดขึ้นโดยละเอียด  เมื่อมีรายการค้าเกิดขึ้นเราต้องนำมาบันทึกบัญชี หรือลงบัญชี หรือ การบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน ซึ่งในความเป็นจริงกิจการไม่สามารถลงรายวันได้ทุกวันก็อาจจะสัปดาห์ละ 1 ครั้งก็ได้ โดยเก็บรวบรวมใบเสร็จรับเงิน  ใบกำกับภาษี  นำมาจัดเรียงลำดับก่อนหลังตามวันที่เกิดรายการ คัดแยกรายการ  วิเคราะห์ก่อนว่าจะสามารถนำมาบันทึกบัญชีได้หรือไม่  สิ่งที่จะตอบว่าได้หรือไม่ได้ก็คือ รายการที่จ่ายเงินไปนั้นก่อให้เกิดประโยชน์กิจการแล้ว และเกี่ยวข้องกับกิจการหรือไม่  จากนั้นนำไปบันทึกในสมุดบัญชีของกิจการที่เรียกว่า “สมุดรายวัน”             รู้จักสมุดรายวัน สมุดรายวันมีด้วยกัน 5 ชนิด ( 5 หมวด)  แต่ละเล่มมีไว้เพื่อใช้ในวัตถุประสงค์ที่ต่างกัน  เหตุผลก็เพราะว่า รายการบัญชีที่เกิดขึ้นในวันหนึ่งๆ แม้จะมีรายการมากมายแต่รายการเหล่านั้นมักจะมีการบันทึกลักษณะเดียวกัน  เราก็นำรายการที่บันทึกบัญชีเหมือนกัน  มาจัดหมวดหมู่ไว้ด้วยกัน  ดังนี้ สมุดรายวันซื้อ     (AP)            

ระบบเงินสดย่อย (Petty Cash)                 เงินสดย่อย หมายถึง เงินสดจำนวนหนึ่งที่กิจการเบิกธนาคารมาเก็บไว้กับแคชเชียร์ (หรือผู้รักษาเงินสดย่อย)  เพื่อกิจการจะได้มีไว้ใช้จ่าย  สำหรับรายการที่มีจำนวนไม่สูงมากนัก                  ระบบควบคุมภายในที่ดี  กิจการไม่ค่อยนำเงินสดมาใช้จ่าย  แต่การจ่ายเงินผ่านบัญชีเงินฝากธนาคารโดยการเขียนเช็คสั่งจ่ายในนามผู้รับ  และขีดคร่อมเช็คฉบับนั้น  และโอนเข้าบัญชีธนาคารของผู้ถือเงินสดย่อยไว้ในมือจำนวนมากๆ เหตุผลเพราะ                 1.  กิจการไม่ต้องกังวลว่าจะต้องเก็บเงินสดไว้ในมือจำนวนมากๆ                 2.  การควบคุมเงินสดเป็นไปได้ง่ายขึ้น                 3.  กิจการจัดเก็บเอกสารและการบันทึกบัญชีจะมีระบบมากขึ้น                 

                วงจรบัญชี  หมายถึง  ลำดับขั้นตอนการจัดทำบัญชี  การบันทึกเอกสารรายการค้าลงในสมุดรายวัน  และการสรุปผลรายงานทางการเงินแต่ละรอบระยะเวลาบัญชี  วัตถุประสงค์ให้ได้ผลการดำเนินงานและสถานะทางการเงิน  ทำให้กิจการได้นำมาใช้ในการวิเคราะห์ตัดสินใจในการดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ  ว่าแต่วงจรบัญชีหรือที่เรียกอีกอย่างหนึ่งว่าวัฏจักรทางการบัญชี  มีวิธีการจัดทำและบันทึกรายการอย่างไร อะไรบ้างไปดูกันค่ะ วงจรซื้อ เมื่อมีการซื้อสินค้า เอกสารที่กิจการจะได้รับใบกำกับภาษีซื้อเป็นชุด (ต้นฉบับ และ สำเนา) 1.ให้นำต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อที่ได้รับ  มาจัดเรียงตามวันที่และใส่ลำดับเลขที่ใหม่ ดังนี้  เดือน…../ลำดับที่……. 2.ให้นำต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อ มาจัดทำรายงานภาษีซื้อ  (เตรียมยื่นนำส่งภาษี ภ.พ.30) 3.ในกรณีที่เป็นใบกำกับภาษีซื้อต้องห้าม เช่น ใบกำกับภาษีซื้อค่าอาหาร  ซื้อขนม  เป็นต้น  ให้นำมาหักออกจากรายภาษีซื้อ 4.ในกรณีใบกำกับภาษีซื้อล่าช้า  สามารถล่าช้าได้  6 

การวางแผนการเงิน ทำบัญชี รายรับ – รายจ่าย สำหรับเกษตรกร คราวที่แล้ววางแผนทำปฏิทินสำหรับกิจกรรมทำนาทั้งปีแล้ว ทำให้เรามองภาพการทำงานเป็นระบบมากขึ้น  เมื่อเริ่มลงมือทำแน่นอนต้องมีรายจ่ายเกิดขึ้น  และจะเกิดขึ้นทุกเดือน  ถ้าทำนาอย่างเดียวเราจะมีรายได้ก็คือ 1-2 เดือนหลังฤดูการเก็บเกี่ยวเท่านั้น  เพื่อลดความเสี่ยงเกษตรกรจึงไม่ควรปลูกพืชเชิงเดี่ยว  ควรทำการเกษตรแบบผสมผสาน  เลี้ยงปลา  ปลูกผัก  จะทำให้เกษตรกรมีเงินสดรับกระจายตลอดปี  กล่าวคือ ในรอบการปลูกข้าวก็เลี้ยงปลาไปพร้อมกัน  ในช่วงที่รอผลผลิตก็ขายปลาเป็นรายได้  ในขณะเดียวกันจะต้องกันเงินสดไว้ใช้ยามฉุกเฉินอย่างน้อย 1,000 บาท และกันเงินเพื่อลงทุนลงปลาใหม่  ประโยชน์ของการทำบัญชีคือทำให้เรามองภาพชัดเจนยิ่งขึ้น   สามารถเตรียมการวางแผนการใช้เงิน ด้วยวิธีการจดบัญชีโดยแยกเป็น เงินสดรับ-เงินสดจ่าย  เป็นรายเดือน ซึ่งค่าใช้จ่ายจะผันแปรไปตามปฏิทินรอบการทำนา   จะทำให้เราได้ทราบว่าเดือนไหนเงินขาดก็จะได้เตรียมจัดหาเงินทุนจากการออม หรือเงินกู้ หรืออาจไปรับจ้างเพื่อนบ้าน เมื่อได้รายได้มาก็นำไปฝาก ชำระหนี้ และนำไปวางแผนลงทุนเพื่อการเพาะปลูกต่อไป ในแต่ละกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับเงินสด จะต้องมีการจดบัญชีแยกแต่ละรายการที่เรา ต้องจ่ายเงินสดออกไป และ

ตอนที่ 1   เริ่มทำบัญชี สำหรับคนไม่รู้บัญชี ความรู้บัญชี ภาษี เบื้องต้น สำหรับมือใหม่ เจ้าของกิจการที่เริ่มก่อร่างสร้างตัวส่วนใหญ่มักจะวุ่นวายทำงาน ในสมองคิดแต่ทำอย่างไรถึงจะขายได้ ทำอย่างไรจึงจะรักษาคุณภาพไว้อย่างสม่ำเสมอ  ทำอย่างไรจะทำให้ตลาดรู้จักและทดลองใช้สินค้าหรือบริการ ทำอย่างไรจะได้เงินทุนหมุนเวียน วิ่งวุ่นติดต่อจนไม่มีเวลาว่าง ฯลฯ ก่อนเริ่มธุรกิจ ให้ระวังเรื่องการทำบัญชี เพราะว่ากิจการที่เป็นนิติบุคคลมีหน้าที่ส่งงบการเงินให้กระทรวงพาณิชย์ทุกปี ถ้างบเริ่มต้นวันที่ 1 มกราคม และสิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม กิจการต้องนำส่งงบการเงินภายใน 150 วันของปีถัดไป  แถมงบการเงินนั้นต้องได้รับการรับรองจากผู้สอบบัญชีภาษีอากรหรือผู้สอบบัญชีรับอนุญาต  นอกจากนั้น กิจการยังต้องเสียภาษีให้กรมสรรพากรสองครั้งต่อปี  ครั้งแรกต้องนำส่งภายในเดือนสิงหาคม (สำหรับรายได้ที่เกิดระหว่างเดือนมกราคมถึงเดือนมิถุนายน) และครั้งที่สองจะต้องส่งภายในเดือนพฤษภาคม ซึ่งจะเป็นเดือนที่ครบ 150 วัน  ยกเว้นกิจการที่เพิ่งเริ่มต้นเป็นปีแรก ที่ไม่จำเป็นต้องนำส่งภาษีครึ่งปีในเดือนสิงหาคม ความจริงแล้วบัญชีมีความสำคัญต่อผู้ประกอบกิจการ ไม่น้อยไปกว่าการผลิตและการตลาด  ข้อมูลบัญชีสามารถทำให้เจ้าของกิจการทราบความเป็นไปทั้งหมดเกี่ยวกับสถานะการเงินของกิจการ