เรื่องบัญชี (Accounting) Archive

ใบลดหนี้ หรือใบส่งคืน (Credit note)  เป็นเอกสารสำคัญในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม  กฎหมายให้ถือว่าเป็นใบกำกับภาษี  ผู้ประกอบการที่มีสิทธิออกใบลดหนี้ต้องเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม   ถ้ามีการขายสินค้าโดยส่งมอบสินค้าให้ผู้ซื้อไปแล้วถ้าต่อมาปรากฏว่ามูลค่าสินค้าหรือบริการมีจำนวนลดลง  ไม่ว่าทั้งหมดหรือบางส่วน (ถ้าออกใบลดหนี้โดยไม่มีเหตุการณ์ที่กฎหมายกำหนดไว้นี้  จะต้องรับผิดชอบเสียเบี้ยปรับ  2 เท่า)  เหตุการณ์ที่กฏหมายกำหนดมีดังนี้ ผู้ซื้อซึ่งเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน  ได้คืนสินค้าหรือแลกเปลี่ยนสินค้าตามข้อตกลงทางการค้ากับผู้ขายสินค้า   หรือมีการลดราคาสินค้าที่ขายเนื่องจากสินค้าผิดข้อกำหนดที่ตกลงกัน  คำนวณราคาสินค้าผิดพลาดสูงกว่าที่เป็นจริง ได้รับสินค้าที่ขายกลับคืนมา  เนื่องจากสินค้าชำรุดบกพร่อง  ไม่ตรงตามตัวอย่าง  ไม่ตรงตามคำพรรณนา ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มมีหน้าที่ต้องจ่ายเงินชดเชยหรือเงินอื่นในลักษณะทำนองเดียวกันให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการตามข้อผูกพันในกฎหมาย ผู้ซื้อสินค้าได้คืนสินค้าหรือแลกเปลี่ยนสินค้า  ตามข้อตกลงทางการค้ากับผู้ขายสินค้าเฉพาะที่มีกำหนดเวลา  (สินค้าห้ามจำหน่าย)   ตัวอย่างการออกใบลดหนี้     ตัวอย่างใบกำกับภาษีที่ออกให้ตอนขายสินค้า (สังเกตรายการที่ 2)   ใบลดหนี้ตามมาตรา 86  และมาตรา 83   แห่งประมวลรัษฎากร  สำหรับผู้ซื้อสินค้าถ้าเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม  มีสิทธินำภาษีมูลค่าเพิ่มที่ถูกเรียกเก็บมาถือเป็นภาษีของตนเอง 

  เมื่อทำธุรกิจไประยะหนึ่ง อาจพบภาวการณ์ขาดกระแสเงินสดหมุนเวียนในกิจการ หรือเพื่อขยายธุรกิจ  ผู้ประกอบการอาจเริ่มมองหาว่ามีทรัพย์สินอะไรบ้างที่จะสามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้   ขณะขับรถยนต์ผ่านบริษัทลีสซิ่งฯ   ก็อาจปิ๊งไอเดีย คิดนำรถยนต์เข้าลีสซิ่งเปลี่ยนเป็นเงินสด   เมื่อเปลี่ยนทรัพย์สินเป็นเงินสดแล้ว  วิธีการทางบัญชีทำยังไงบ้างนะ เริ่มเลยดีกว่าค่ะ บัญชีรายการเช่าซื้อ รถยนต์กระบะ ราคาทุน  300,000  บาท  บริษัทลีสซิ่งฯ   ตกลงจ่ายในราคาเช่าซื้อ  260,000  บาท (ก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม)  อัตราดอกเบี้ยที่ชำระ 35,100  บาท (รอตัดบัญชี )   รวมเงินค่าเช่าซื้อทั้งสิ้น  (260,000 + 35,100) = 295,100  บาท   จำนวนผ่อน 36 งวด  งวดที่ 1-35  (รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม)  ชำระงวดละ 8,772

คล้ายกับด้านขาซื้อ (บัญชีเจ้าหนี้)  แต่กลับด้านกัน  กิจการจะทำหน้าที่เป็นผู้ขายสินค้าหรือบริการ  ผู้ส่งของ  เจ้าหนี้  ผู้วางบิล  ผู้รับเงิน และผู้รับ ภาษีขาย “VAT ขาย”  เพื่อนำส่งกรมสรรพากร หน้าที่ต่างๆ ในระบบลูกหนี้ แผนกที่เกี่ยวข้องเมื่อมีการขายสินค้าหรือบริการ แผนกขาย >>>     รับใบสั่งซื้อสินค้า  (จากแผนกจัดซื้อของลูกค้าส่งมา)  สอบถามแผนกพัสดุว่าสินค้าคงคลังที่ลูกค้าสั่งซื้อมีจำนวนเพียงพอที่จะจัดส่งให้ลูกค้าหรือไม่เมื่อไหร่จึงจะพร้อมส่งสินค้า   เมื่อตรวจสอบสินค้าถ้าไม่เพียงพอแผนกพัสดุจะเริ่มกระบวนการสั่งซื้อ  ถ้าเป็นธุรกิจก่อสร้างก็จะส่งให้แผนกประมาณการถอดแบบคำนวณราคาที่ต้องจัดหาเพื่อประมาณราคาว่าคุ้มกับการลงทุนหรือไม่  จากนั้นทำการวิเคราะห์ลูกค้าโดยสอบประวัติการจ่ายเงินของลูกค้า  เสนอผู้บริหาร ถ้าทุกอย่างลงตัว ก็ดำเนินการขั้นต่อไป แผนกขาย  >>>   “เบิกของ” พร้อมทำสำเนา 3 ชุด  ให้ แผนกขาย   แผนกพัสดุ  แผนกบัญชี แผนกพัสดุ >>>    ได้รับใบเบิกของ  ดำเนินการเตรียมสินค้าเพื่อจัดส่ง 

การจัดการระบบบัญชีเจ้าหนี้หรือระบบซื้อเป็นเรื่องสำคัญ  ถ้ามีการจัดการเอกสารที่ดีจะเกิดความคล่องตัวในการดำเนินธุรกิจอีกทั้งยังช่วยให้กิจการสามารถตรวจสอบและควบคุมความเป็นไปในกิจการได้ จะค้นหาภายหลังก็สะดวก  ซึ่งการวางระบบบัญชีเกี่ยวกับการจัดซื้อ  มีขอบเขตดังนี้ การซื้อสินค้าสำเร็จรูป  พัสดุการผลิต  เครื่องมือเครื่องใช้  จะต้องได้รับการอนุมัติและเป็นไปตามระเบียบของการจัดซื้อ การับของมีการตรวจสอบ ปริมาณและคุณภาพ  ตรงกับการสั่งซื้อ การจ่ายเงิน ต้องมั่นใจว่าเป็นสินค้าตามวิธีการและระเบียบของการจัดซื้อ ของที่ได้รับมาแล้วมีระบบการควบคุมที่เหมาะสม   ระบบบัญชีสำหรับการจัดซื้อและควบคุมสินค้า หน้าร้าน >>>     จัดทำใบขอซื้อ (PR) ฝ่ายจัดซื้อ >>>    จัดทำใบสั่งซื้อ (PO) >> ผู้จัดการทำการอนุมัติ Supplier >>>>      จัดเตรียมสินค้าและออก Invoice >>> เตรียมจัดส่งสินค้า ฝ่ายบัญชี>>>>    ทำการรับสินค้า /ทำการเพิ่มหนี้หรือลดหนี้ หากมีการขอซื้อเพิ่มหรือส่งคืนสินค้า ฝ่ายคลังสินค้า>> ตรวจนับสินค้าและบันทึกรับสินค้า เอกสารที่เกี่ยวข้องโดยทั่วไปที่ทางการกำหนดให้กิจการต้องจัดเก็บเพื่อสนับสนุนการบันทึกบัญชี เอกสารภายนอกที่กิจการได้รับจากSupplier

เงินทดรองจ่ายคืออะไร ครั้งที่แล้วเขียนหัวข้อ เงินสดย่อย  ได้พูดถึงเงินทดรองจ่ายไว้  หลายคนอาจยัง งงๆ อยู่ว่า เงินสดย่อยกับเงินทดรองจ่ายแตกต่างกันอย่างไร  อย่ารอช้าไปดูกันว่าเงินทดรองจ่ายหรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า เงินจ่ายล่วงหน้าคืออะไร เงินทดรองจ่าย คือเงินที่กิจการจะมีการให้เบิกทดรองจ่ายไปล่วงหน้าตามสัญญาหรือความจำเป็นที่ต้องจ่ายเงินสดหน้างาน / โครงการ  สำหรับจ่ายค่าจ้าง , ค่าใช้จ่ายอื่นๆ จำเป็นที่เร่งด่วน  ให้ทันเหตุการณ์  ป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น  เกิดความคล่องตัวในการปฏิบัติงานของผู้รับผิดชอบโครงการ   โดยค่าใช้จ่ายนั้นต้องเบิกตามระเบียบของกิจการ  วงเงินที่จ่ายแล้วแต่ความจำเป็น  เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน   ซึ่งต่างจากเงินสดย่อยที่ใช้ในกรณีที่มีค่าใช้จ่ายจำนวนเล็กๆ น้อยๆ ขั้นตอน หลักเกณฑ์ในการจ่าย / เคลียร์  เงินทดรอง 1.  ผู้ขอเบิกเงินทดรองจ่าย ทำบันทึกข้อความเพื่อขอยืมเงินทดรองโดยระบุวัตถุประสงค์การเบิก  ส่งให้หัวหน้าหน่วยงาน / แผนกของตัวเองตรวจสอบเซ็นรับรองก่อน  แล้วกรอกรายละเอียดลงในใบเบิกเงินยืมทดรองจ่าย  ส่งให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องนำเสนอกรรมการผู้จัดการเพื่อขออนุมัติ 2.  เจ้าหน้าที่บัญชีรับใบอนุมัติพร้อมหลักฐานตรวจสอบเอกสารหลักฐานว่า