เงินทดรองจ่าย (Advance) : ตอนที่ 9

เงินทดรองจ่ายคืออะไร

ครั้งที่แล้วเขียนหัวข้อ เงินสดย่อย  ได้พูดถึงเงินทดรองจ่ายไว้  หลายคนอาจยัง งงๆ อยู่ว่า เงินสดย่อยกับเงินทดรองจ่ายแตกต่างกันอย่างไร  อย่ารอช้าไปดูกันว่าเงินทดรองจ่ายหรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า เงินจ่ายล่วงหน้าคืออะไร

เงินทดรองจ่าย คือเงินที่กิจการจะมีการให้เบิกทดรองจ่ายไปล่วงหน้าตามสัญญาหรือความจำเป็นที่ต้องจ่ายเงินสดหน้างาน / โครงการ  สำหรับจ่ายค่าจ้าง , ค่าใช้จ่ายอื่นๆ จำเป็นที่เร่งด่วน  ให้ทันเหตุการณ์  ป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น  เกิดความคล่องตัวในการปฏิบัติงานของผู้รับผิดชอบโครงการ   โดยค่าใช้จ่ายนั้นต้องเบิกตามระเบียบของกิจการ  วงเงินที่จ่ายแล้วแต่ความจำเป็น  เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน   ซึ่งต่างจากเงินสดย่อยที่ใช้ในกรณีที่มีค่าใช้จ่ายจำนวนเล็กๆ น้อยๆ

ขั้นตอน หลักเกณฑ์ในการจ่าย / เคลียร์  เงินทดรอง

1.  ผู้ขอเบิกเงินทดรองจ่าย ทำบันทึกข้อความเพื่อขอยืมเงินทดรองโดยระบุวัตถุประสงค์การเบิก  ส่งให้หัวหน้าหน่วยงาน / แผนกของตัวเองตรวจสอบเซ็นรับรองก่อน  แล้วกรอกรายละเอียดลงในใบเบิกเงินยืมทดรองจ่าย  ส่งให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องนำเสนอกรรมการผู้จัดการเพื่อขออนุมัติ

2.  เจ้าหน้าที่บัญชีรับใบอนุมัติพร้อมหลักฐานตรวจสอบเอกสารหลักฐานว่า  มีการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว  รวบรวมเอกสารหลักฐานที่ได้รับจากหน่วยงานต่างๆ เพื่อจัดทำใบสำคัญจ่าย

3.  เจ้าหน้าที่การเงินนำใบสำคัญจ่ายมาพิมพ์เช็ค  เพื่อเตรียมนำเสนอผู้บริหารอนุมัติ

4.  ผู้ขอเบิกเงินทดรองมารับเช็ค  เจ้าหน้าที่การเงินส่งสำเนาใบเบิกเงินยืมทดรองจ่าย ซึ่งเอกสาร 1 ชุดจะมี 3 ฉบับ

• ต้นฉบับ  เจ้าหน้าที่การเงินเก็บไว้เป็นหลักฐาน
• สำเนาฉบับที่ 1   ให้ลูกหนี้เงินทดรอง (ผู้ขอเบิกเงินทดรอง) เก็บไว้เป็นหลักฐานตอนมาเคลียร์ค่าใช้จ่ายเงินทดรอง
• สำเนาฉบับที่ 2   แนบกับใบสำคัญจ่าย

5.  เมื่อลูกหนี้เงินทดรอง (ผู้ขอเบิกเงินทดรอง)  นำเอกสารหลักฐานที่จ่ายเงินไป เช่น ใบเสร็จรับเงิน, บิลเงินสด,  ใบรับเงิน (แนบบัตรประชาชนผู้รับ) , ใบกำกับภาษี  เป็นต้น  นำขอมูลสรุปลงในใบรายการเคลียร์เงินทดรองจ่าย  เสนอหัวหน้างาน  นำส่งเจ้าหน้าที่การเงิน

6.  เจ้าหน้าที่การเงินตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร  และข้อมูลใบยืมเงินทดรอง  จัดทำใบสำคัญจ่ายเพื่อเคลียร์รายการลูกหนี้เงินทดรอง  พร้อมแนบเอกสารหลักฐาน ส่งให้เจ้าหน้าที่บัญชี  เพื่อบันทึกรายการเคลียร์ค่าใช้จ่ายพร้อมแนบต้นฉบับใบเบิกเงินยืมทดรองจ่าย  ส่งเอกสารให้หัวหน้าแผนก/ฝ่าย ตรวจสอบและลงนาม   พร้อมลงนามคืนเงินกรณีที่ต้องคืนเงินทดรอง  โดยขั้นโดยการเคลียร์ กรณีคืนเงินหรือเบิกเพิ่มใช้ข้อมูลที่ระบุใบเคลียร์เงินทดรอง

ข้อพิจารณาหลักเกณฑ์การเบิก

1. การตั้งวงเงินที่จะเบิก  วัตถุประสงค์การเบิกจะต้องสอดคล้องกัน

2. ทุกครั้งที่ตั้งเบิกจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้างานที่มอบหมายงาน

3.  เมื่องานจบหรือจ่ายเสร็จแล้ว  จะต้องทำรายงานสรุป และส่งให้ผู้บังคับบัญชา/หัวหน้างานลงนาม

4.  การจ่ายจะต้องมีใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารประกอบการจ่ายเสมอ  และต้องเกี่ยวกับงานด้วย

5.  จะต้องมีการสรุปรายการค่าใช้จ่าย  และหากมีเงินเหลือต้องนำส่งคืนบริษัทฯ  หากมีเงินขาดบริษัทฯ จะจ่ายคืนให้ตามหลักฐานประกอบ

 

ตัวอย่าง ใบเบิกเงินยืมทดรองจ่าย (Advance)

 

ตัวอย่างใบเคลียร์เงินทดรองจ่าย

 

ตัวอย่างแบบฟอร์มใบสำคัญจ่าย

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบสำคัญจ่าย

 

การบันทึกบัญชี

 1. เมื่อตั้งเบิกเงินทดรอง

 

 

2. เมื่อเคลียร์เงินทดรอง  (กรณีบริษัทต้องคืนเงิน)

 

 

 

 3. เมื่อเคลียร์เงินทดรอง  (กรณีบริษัทต้องจ่ายเงินเพิ่ม)

 

 

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มที่นี่่

แบบฟอร์มใบเบิกเงินทดรอง

แบบฟอร์มใบเคลียร์เงินทดรอง