เอกสารทางระบบบัญชีสำหรับงานก่อสร้าง           เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนขึ้น  มาทบทวนเอกสารทางบัญชีในงานก่อสร้าง  ว่าจะต้องจัดทำและจัดเก็บเอกสารอะไรบ้าง  ดังนี้ค่ะ  สมุดบัญชี  เป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการที่มีการรับ-จ่ายเงิน สมุดรายวันจ่าย สมุดรายวันเงินสดจ่าย สมุดรายวันซื้อ สมุดรายวันขาย สมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันแยกประเภท -ฝ่ายบุคคล  รายงานเงินเดือนประจำเดือน -บัญชีเจ้าหนี้  -บัญชีลูกหนี้ -บัญชีต้นทุน  สมุดทะเบียน ใช้บันทึกรายการต่างๆ ที่ต้องมีการควบคุมการทำงานในระบบบัญชี ทะเบียนเช็คจ่าย ทะเบียนคุมลูกหนี้ ทะเบียนคุมเจ้าหนี้ ทะเบียนคุมสัญญาก่อสร้าง ทะเบียนคุมวัสดุ ทะเบียนคุมทรัพย์สิน  เอกสารทางระบบการเงิน ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน ใบสำคัญจ่าย ใบบันทึกเงินสดย่อย ใบขอเบิกเงินสดย่อย   ใบสรุปขอเบิกชดเชยเงินสดย่อย ใบเบิกเงินทดรองจ่าย ใบเคลียร์เงินทดรองจ่าย หนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย

         จากบทความที่แล้วได้พูดถึงการจัดซื้อจัดจ้างและบริหารพัสดุ และขั้นตอนการเบิกจ่ายพัสดุ บทความนี้จะมาถึงขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการจัดการงานก่อสร้างนั่นก็คือส่งมอบงานวางบิล เก็บเงิน ปิดจ๊อบงาน การตรวจสอบงานและส่งมอบงาน               การตรวจสอบงานและส่งมอบงาน   เป็นกระบวนการสุดท้าย ที่บริษัทฯ จะส่งมอบงานแก่ลูกค้าภายหลังที่ได้ทำงานตามสัญญาจ้างเสร็จ กระบวนการจะประกอบไปด้วยการเตรียมการทดสอบระบบ ตรวจสอบข้อบกพร่องของงาน  การแก้ไขข้อบกพร่อง และการส่งมอบงานขั้นสุดท้าย ลำดับ   ขั้นตอนการทำงาน แบบฟอร์มเอกสารที่ใช้ ผู้ปฏิบัติ 1 เมื่องานก่อสร้างในสนามแล้วเสร็จ ให้ผู้จัดการสนามแจ้งไปยังวิศวกรโครงการเพื่อเตรียมการทดสอบระบบ   – แบบฟอร์ม -ใบแจ้งทดสอบระบบ   ผู้จัดการสนาม 2 ทำการทดสอบระบบ ตามกรรมวิธีที่ระบุไว้ในข้อกำหนดงาน พร้อมทำการแก้ไขหากพบจุดบกพร่อง   แบบฟอร์ม ใบรายงานผลการทดสอบระบบ ต้นฉบับ – ผู้ว่าจ้าง สำเนา

            จากบทความที่แล้วได้พูดถึงขั้นตอนการประมาณการและเสนอราคา และ ขั้นตอนการจัดการงานก่อสร้าง บทความนี้จะกล่าวถึง การจัดซื้อจัดจ้างและบริหารพัสดุ และขั้นตอนการเบิกจ่ายพัสดุ   การจัดซื้อจัดจ้างและบริหารพัสดุ                     ขั้นตอนจะเริ่มต้นจากการร้องขอวัสดุ อุปกรณ์จากทางโครงการ ขั้นตอนการจัดซิ้อเพื่อให้ได้มาซึ่งวัสดุ อุปกรณ์ที่ต้องการ วิธีการปฏิบัติในการจัดจ้างผรม ช่วง และการบริหารพัสดุ  โดยจะขอแบ่งย่อยเพื่อให้เห็นรายละเอียดชัดเจนขึ้นค่ะ  ขั้นตอนการจัดซื้อ ลำดับ ขั้นตอนการทำงาน แบบฟอร์มเอกสาร ที่ใช้ ผู้ปฏิบัติ 1 ฝ่ายวิศวกรรม สรุปบัญชีวัสดุที่ต้องใช้เพื่อส่งให้แก่เจ้าหน้าที่คลังพัสดุทราบ   บัญชีวัสดุ งบประมาณและ ควบคุมต้นทุน 2 เจ้าหน้าที่คลังพัสดุ ตรวจสอบรายการโดยเปรียบเทียบกับรายการวัสดุคงเหลือในคลัง หากไม่มี หรือมีไม่ครบจำนวนให้ทำการจัดซื้อโดยแจ้งให้แผนกจัดซื้อและจัดจ้างดำเนินการ   – พัสดุ 3 เจ้าหน้าที่คลังพัสดุ

              เพื่อไม่ให้ซ้ำซ้อนในการปฏิบัติงาน  จึงควรกำหนดหน้าที่และวิธีการปฏิบัติของพนักงาน ในแต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ในแต่ละส่วนงาน จะได้บรรยายไว้ในแต่ละขั้นตอนของการทำงาน โดยจะกำหนดตัวบุคคลที่มีหน้าที่ในการปฏิบัติ และจะต้องได้รับการอนุมัติจากฝ่ายใด   และควรกำหนดแบบฟอร์มต่างๆ   ที่ต้องใช้ในการบันทึกเพื่อเป็นหลักฐานในการติดตามงาน และเพื่อให้พนักงานทุกคน ทราบถึงหน้าที่ และความรับผิดชอบของตนเอง ขั้นตอนการประมาณการและเสนอราคา ขั้นตอนจะเริ่มจากกระบวนการติดต่อลูกค้า รับเอกสาร ประมาณราคา วางแผนงานก่อสร้าง จัดทำ บัญชีวัสดุและเสนอราคาแก่ลูกค้า  ลำดับ ขั้นตอนการทำงาน แบบฟอร์มเอกสารที่ใช้ ผู้ปฏิบัติ 1 พนักงานขายติดต่อพบลูกค้า เพื่อรับรายละเอียดต่างๆ ได้แก่ แบบก่อสร้าง ข้อกำหนด กำหนดระยะเวลาก่อสร้างและเงื่อนไขอื่นๆ ตามที่ลูกค้ากำหนด   – พนักงานขาย 2 กรอกรายละเอียดข้อมูลโครงการเบื้องต้น รายละเอียดโครงการ พนักงานขาย 3 พนักงานขายนำส่งเอกสารทั้งหมด

วงจรบัญชีสำหรับกิจการก่อสร้าง ว่าด้วยเรื่องขั้นตอนการเตรียมตัวก่อนเริ่มทำงาน(ตอน4) การจะทำว่าด้วยเรื่องเอกสารงานก่อสร้าง เป้าหมายคือต้องทำงานให้ได้ตามแผนงาน ส่งงานได้รวดเร็ว ทันเวลา วางบิลเก็บเงินได้เร็ว  การเงินมีสภาพคล่อง แต่กลับกันถ้าหากว่าก้มหน้าก้มตาทำงานแล้วไม่ได้ใส่ใจเรื่องการจัดเตรียมเอกสารที่ส่งมอบงานก่ออาจก่อให้เกิดปัญหากับการเก็บเงินได้ มาดูกันว่าต้องเตรียมอะไรบ้าง  กล่าวถึงตอนที่รับงานมาแล้วนะคะ เริ่มด้วยประชุมทีมทำงาน  มอบหมายงานหรือพูดง่ายๆ ก็คือจัดแถวเช็คชื่อว่าแต่ละคนทำหน้าที่อะไรบ้าง เพื่องานจะได้ไม่ซ้ำซ้อน ง่ายต่อการติดตามงาน  ถ้าให้ดีประชุมติดตามงานอย่างน้อยสัปดาห์ละ 1 วัน ฝ่ายธุรการก่อสร้าง งานทำสัญญากับคู่สัญญา งานทำสัญญากับผู้รับเหมาช่วง  งานประกันภัยก่อสร้าง  งานพิมพ์เอกสารเกี่ยวกับติดต่อประสานงานกับร้านค้าและส่วนราชการที่เกี่ยวข้อง  งานจัดซื้อ (รับข้อมูลจากฝ่ายถอดแบบประมาณการก่อสร้าง)  ทำใบขอราคาวัสดุ เพื่อหาราคาต่ำสุดและได้มาตรฐานตรงตามBOQ ฝ่ายก่อสร้าง   งานออกเอกสารกับคู่สัญญา งานติดต่อกับส่วนราชการพื้นที่โครงการที่เราต้องเข้าทำงาน  งานป้าย   งานถอดแบบประมาณการก่อสร้าง  งานจัดหาผู้รับเหมาช่วง  งานกำหนดแผนงานก่อสร้าง  งานเตรียมทำแอสบิ้วท์  งานเตรียมรูปถ่ายระหว่างก่อสร้างจัดรูปให้ตรงตามมาตรฐานที่ลูกค้ากำหนด  เช่น ช่วงก่อนเข้าทำงาน ช่วงระหว่างก่อสร้าง  ช่วงเก็บงาน