Monthly Archive:: December 2013

การกำหนด Job Description  หมายถึง บทพรรณนางานเปรียบเสมือนป้ายชี้ทางการปฏิบัติงานของบุคลากรแต่ละตำแหน่ง ช่วยให้เราได้ทราบถึงภารกิจ หน้าที่ รวมทั้งช่วยกำหนดแนวทางในการพัฒนาและปรับปรุงงานอีกด้วย  เหมือนเรามีบ้าน 1 หลัง  ก็จะแบ่งเป็นห้องนอน ห้องรับแขก  ห้องครัว  แต่ละห้องก็จะมีเก้าอี้ใหญ่เล็กต่างกันออกไป  เปรียบกับโครงสร้างขององค์กรเช่นกัน เพื่อรองรับวิสัยทัศน์  พันธกิจ  ขององค์กรหน่วยงาน จากนั้นก็ต้องมาจัดบทบาท  ภารกิจของแต่ละคน ซึ่งก็ต้องให้ชัดเจนด้วย โดยเฉพาะแผนกบัญชีการเงินเพราะปัญหาที่พบบ่อยในการทำงาน  คือ 1.ไม่มีผลงานทั้งที่ทำงานมาก  กลับดึกแถมหอบงานมาทำต่อที่บ้านอีก 2.ทำทุกอย่างยกเว้นงานในหน้าที่ตัวเอง  ประเภทรู้ทุกเรื่องยกเว้นเรื่องตัวเอง 3.ความยากลำบากในการทำงาน  การประสานงาน การแก้ปัญหา  อำนาจการตัดสินใจ  รวมทั้งการพัฒนางาน 4.ขาดความไว้วางใจกันระหว่างหัวหน้างานกับลูกน้อง 5.ผลการประเมินมักไม่เป็นที่พอใจของของแต่ละฝ่าย   การกำหนดดัชนีความสำเร็จของงาน (Key Performance indicators :

การจัดตำแหน่งหน้าที่ความรับผิดชอบในการทำงานแผนกการเงิน  เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องรู้ชัดในหน้าที่งาน กำหนดขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)   เป็นการควบคุมภายในป้องกันการทุจริต   นอกจากนั้นยังสามารถบริหารเงินสดได้ดี  มีการจัดเก็บหนี้ได้ทันเวลา  ข้อมูลการเงินที่ดี ทำให้ผู้บริหารสามารถวางแผนบริหารจัดการได้อย่างเหมาะสม   ภาพแสดงวงจรที่เกี่ยวข้องกับแผนกการเงิน หน้าที่ความรับผิดชอบแผนกการเงิน เจ้าหน้าที่การเงิน การเงิน จัดทำใบวางบิลและรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบความครบถ้วนและถูกต้องของเอกสารที่ใช้ในการวางบิล พร้อมจัดส่งเอกสารให้ลูกค้า บันทึกรายละเอียดของเงินรับ พร้อมลงนาม เมื่อได้รับเงินสดหรือเช็คจากลูกค้าในการชำระเงิน จัดทำใบฝากธนาคารเพื่อนำเงินสดและเช็คที่ได้รับเข้าฝากธนาคาร ตรวจสอบความครบถ้วนของใบนำฝากธนาคารที่ได้รับคืนจากธนาคาร จัดทำรายงานสถานะเงินสดประจำวันจากรายการจ่ายเงินกับรายการรับเงินประจำวัน พร้อมนำเสนอผู้จัดการ ตรวจสอบการเรียงลำดับเลขที่ของใบสำคัญจ่ายเช็คและความครบถ้วนของเอกสารที่ได้รับ จัดเตรียมเช็ค พร้อมทั้งบันทึกเลขที่ใบสำคัญจ่ายและรายการเช็คในทะเบียนคุมเช็ค ตรวจสอบเช็คและใบสำคัญจ่ายเช็คกับใบเสร็จรับเงิน จัดทำสรุปรายละเอียดเช็คจ่ายที่ยังไม่มีผู้มารับ ตรวจนับเช็คคงเหลือที่ไม่มีผู้มารับและตรวจสอบรายการเช็คที่นับได้กับรายงานเช็คคงเหลือที่ไม่มีผู้มารับ จัดทำรายงานงบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร เสนอต่อผู้บังคับบัญชา เงินสดย่อย จัดทำเรื่องในการขอใบเงินทดรองจ่ายของหน่วยงาน ตรวจทานความถูกต้องของใบทดรองจ่ายเงินสดย่อยแล้วจ่ายเงินสดให้แก่ผู้ขอเบิก จัดเก็บใบทดรองจ่ายเงินสดย่อยเข้าแฟ้มชั่วคราว เพื่อใช้ในการติดตามการส่งคืนเงินทดรองจ่าย จัดทำเรื่องในการขอเบิกเงินสดย่อย / ใบเบิกชดเชยเงินสดย่อยให้กับหน่วยงานต่าง ๆ

การจัดตำแหน่งหน้าที่ความรับผิดชอบในการทำงาน  เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องรู้ชัดในหน้าที่งาน กำหนดขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities)  ให้ เป็นระเบียบง่ายต่อการควบคุมงานให้บรรลุผลและอีกทั้งเป็นเครื่องมือประกอบการประเมินผลงาน  มีความจำเป็นที่แต่ละองค์กรจำต้องจัดการให้เหมาะสมกับหน่วยงานของตัวเอง ในการจัดตำแหน่งหน้าที่ความรับผิดชอบฝ่ายบัญชี  เป็นส่วนที่สำคัญไม่น้อยเนื่องจากต้องเกี่ยวข้องกับส่วนราชการ  อีกทั้งข้อมูลทางบัญชีที่ดีจะทำให้เจ้าของกิจการสามารถมองออก และรู้ได้ในทันทีถึงความเป็นไปของกิจการ  ข้อมูลทางบัญชีที่ดีต้องมีคุณลักษณะ 2 ประการ  คือ  หนึ่ง  ต้องสมบูรณ์เพียงพอ และสอง  ต้องง่ายแก่การเข้าใจ หน้าที่ความรับผิดชอบแผนกบัญชี (บัญชีทั่วไป) บัญชีเจ้าหนี้ ตรวจสอบเอกสารการจ่ายเงินก่อนจัดทำเช็คจ่ายในกรณีต่าง ๆ ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารประกอบการจ่ายเงิน, ตรวจสอบการคำนวณและการอนุมัติต่าง ๆ  ตลอดจนตรวจสอบความถูกต้องกับกฎระเบียบและข้อบังคับของบริษัทที่เกี่ยวข้อง จัดทำรายงานภาษีซื้อ (ภพ.30) ภงด. 1, ภงด. 3, ภงด. 53, สปส. 10-1 จัดทำใบสำคัญจ่ายเช็ค (Cheque Voucher)